Como ser mais eficiente no trabalho? – Fast Foward By Prof. Yuri Lazaro

Você se sente que não fez o que deveria ao final do dia?

De que o seu dia não rendeu?

Sabia que isso é algo muito comum, sofremos com o excesso de informação e de atividades, temos que gerenciar muitas demandas (Trabalho, Família, Amigos, Escola, Conjugue, Religião, Hobbies…) e para ajudar o nosso tempo é bastante limitado.

Certa vez escutei a seguinte frase, que me marcou bastante: “O dia do presidente dos Estados Unidos, tem as mesmas 24 horas que o seu!”

E isto é muito importante, pense comigo: A questão não é a quantidade de tarefas! E sim, como você as gerencia!

No final do dia o que importa é o que você entregou, não importa como você fez ou se você delegou a alguém!

Ou seja, GTD! GET THE THINGS DONE!

Ou em bom português! Se você FEZ AS COISAS ACONTECEREM!

Hoje eu vou compartilhar uma ferramenta poderosa para melhorar a sua gestão de tempo e priorizar as suas atividades.

Sou fascinado pelo tema desde meus 12 anos quando assisti a uma palestra do Professor Marins que ensinava a categorizar as atividades em: Urgentes, Importantes e Acidentais. Porém, hoje depois de muitas anos descobri que existiam maneiras muito melhores de trabalhar o tema priorização de atividades.

E Hoje vou falar sobre como a MATRIZ DE EINSEHOWER pode te ajudar a ser mais produtivo!

Einsehower foi presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961, lutou na primeira e segunda guerras mundiais, teve uma participação decisiva na corrida espacial e em conflitos internacionais. Mas uma das grandes contribuições de seu legado é a Matriz que ele usava para priorizar as atividades.

Para começar a categorizar uma tarefa, ela deve passar por duas peneiras:

1 – Esta tarefa é importante?

Se é importante, ela deve ser feita. Porém ela deve ser feita agora ou depois? Ai entra a segunda pergunta:

2 – Esta tarefa é urgente?

Se ela é urgente e importante, devemos fazê-la imediatamente.
Parece um pouco confuso? Que tal olharmos a matriz?

Visualmente fica muito mais fácil conseguir entender o como ela ajuda a melhorar a priorização das atividades do nosso dia-a-dia.

A minha experiência no emprego desta matriz é que nos times e orientados que utilizaram esta categorização conseguiram aumentar a sua produtividade em até 70% através do melhor gerenciamento e priorização de suas atividades.

E ai vamos começar?

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Até o Próximo Post!

Um grande Abraço,

Prof. Yuri Lázaro.

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Artigo | 18 Poderosas Dicas para planejar e conduzir reuniões de maneira mais eficiente – Fast Foward Por Prof. Yuri Lázaro

Você já participou de alguma reunião de trabalho improdutiva?

Acredito que quase todos nós já passamos por este martírio.

Tenho um vasto leque de histórias que seriam trágicas, se não fossem cômicas. Vou compartilhar 2 destas histórias…

Certa vez em um grande escritório contábil, havia uma reunião diária do comitê de projetos e operações. Durante este “ritual matinal de pancadaria”, o presidente da empresa tirou o celular Blackberry (estou ficando velho…) da mão do diretor de operações. A ridícula cena parecia com um pai dando bronca em um filho levado. O diretor escutou publicamente o seguinte puxão de orelha: “FOCA NA REUNIÃO! Você tem que dar o exemplo! É inaceitável este comportamento! Devolverei o seu celular no final da reunião!” exclamou o presidente. Nem preciso dizer que diretor foi motivo de comentários nos bastidores pelo resto da semana.

Mas acho que a pior das passagens envolvendo reuniões foi uma teleconferência entre Brasil, México, Argentina e Estados Unidos em uma multinacional de tecnologia. A reunião estava sendo conduzida pela Matriz Norte-americana e subitamente, na sala de reuniões aqui no Brasil, um gerente simplesmente adormeceu e começou a roncar durante a reunião, por mais absurdo que possa parecer. Após cutuca-lo incessantemente para que despertar-se. Ao voltar a vida, ele disse que estava sobre o efeito de calmantes e por isso o sono foi inevitável.

Realmente, a grande maioria das reuniões é enfadonha, mas o que podemos fazer para melhorar estes rituais?

Bem aqui vou compartilhar algumas dicas, elas não devem ser encaradas como regras e nem receitas de bolo. Foram pontos poderosos que acumulei ao longo dos anos que podem ajudar você a obter melhores resultados em suas reuniões!

PROPÓSITO

• Esta reunião é necessária? – É muito importante entender se o tema da reunião não pode ser tratado por e-mail, telefone ou pessoalmente. Em muitos casos, grande parte das reuniões poderiam ser evitadas através de outras maneiras mais efetivas de comunicação. Vale lembrar, que as reuniões quando não produtivas geram prejuízo para a organização, por tirar os colaboradores do foco de suas atividades chave;

• Pauta da reunião – Qual é o objetivo/produto a ser obtido ao final da reunião (a principio toda reunião deve ter uma decisão ou um plano de ações ao final). Elenque os principais tópicos e defina quanto tempo de discussão da pauta é estimado. Por mais surreal que pareça, muitas pessoas realizam reuniões sem pautas prévias, vale lembrar que o trabalho não é lugar para bate papo, isso é coisa para ser tratada no happy hour;

PREPARAÇÃO

• Definindo os participantes – Aqui uma dica preciosa pode ser retirada do Scrum, times pequenos são mais produtivos, ou seja, de 3 a 9 pessoas, caso o quórum seja grande, considere convidar somente os tomadores de decisão;

• Definindo as possíveis datas – Antes de enviar o convite, tenha em mente 2 a 3 alternativas de datas/horários para a realização da reunião. Fique atento com fuso horário, caso a reunião envolva múltiplos países;

• Sala de Reunião – Aproveite para reservar à sala de reunião com antecedência de pelo menos 1 semana, em algumas empresas é mais fácil escalar o Monte Everest, do que conseguir uma sala de reunião, nestes casos peça ajuda das secretárias/recepcionistas que geralmente tem atribuição de administração/realocação da salas e podem derrubar outra reunião menos importante;

• Videoconferência – Sempre prefira a videoconferência, quando os participantes estão sendo vistos, evitam ficar mandando e-mails, trabalhando ou fazendo outra coisa enquanto participam da reunião. Algo muito comum nas teleconferências. Muito embora, poucas empresas disponham de salas preparadas para videoconferência. Uma solução pode ser utilizar a webcam presente na grande maioria dos notebooks o que é possível através de aplicativos como o Sametime, Lync, entre outros aplicativos de mensageria.

• Teleconferência – Outro ponto importante é a criação do código para teleconferência, se a reunião envolver outras localidades, dependendo do sistema telefônico, pode ser necessário a criação de um código identificador/senha especifico para que as pessoas possam se juntar a reunião por telefone ;

• Coffe Break – Em alguns casos, quando a reunião envolver clientes, executivos de outros países/matriz ou for muito longa, vale a pena pedir um coffe break para recepcionar as pessoas, em algumas culturas a ausência pode demonstrar um desrespeito/falta de apreço;

• Disponibilidade – A grande maioria das organizações tem serviços verificação de agenda acoplada ao e-mail como: Lotus Notes, Outlook ou até mesmo o Gmail com o Google Agenda. Na grande maioria das vezes é possível ver a programação de agenda das pessoas que serão convidadas, caso tenha dúvidas ou não tenha acesso à agenda, vale um rápido telefonema para a secretária ou para o participando verificando a disponibilidade;

• Convidando – Deixe claro na mensagem o objetivo, pauta e tempo definido para a reunião e caso seja necessário envie documentação de apoio/suporte;

• Lembrete – A cultura latino americana é muito boa, somos pessoas muito calorosas e prestativas. Entretanto, estamos distantes dos rigores de horários londrinos, por isto algumas vezes vale a pena de 10 a 5 minutos antes da reunião, convocar os convidados através de mensagens/ligações, destaque no corpo da mensagem do convite que a reunião começará pontualmente;

CONDUZINDO A REUNIÃO

• Foco – Se você for o “Chair/Demandante” da reunião mantenha todos focados no objetivo e no tempo para discussão de cada tópico. Caso a reunião envolva teleconferência, fique atento para indícios de que as pessoas estão dispersas ou realizando outras atividades. O foco é essencial para que a reunião seja produtiva! Caso seja possível, peça para as pessoas desligarem seus celulares e demais aparelhos;

• Pessoas Prolixas – Caso existam pessoas prolixas, busque sintetizar a mensagem, conduzindo-as novamente ao enfoque da reunião;

• Tagarelas – Evite que ocorram conversas paralelas, elas distraem os participantes, fazendo com que diminua o senso para tomada de decisão;

• Lavar Roupa Suja – Evite conflitos entre participantes, ironias, discussões sentimentais/acaloradas, reuniões de trabalho não são divãs, caso seja necessário reforce isso para todos os envolvidos de que a reunião não é o fórum adequado;

• Tome Nota! – É importante destacar um responsável por anotar os pontos mais importantes da reunião que servirão de insumo para a ata ou para memória de reunião;

ENCERRAMENTO

• Encerrando – Busque terminar no horário definido em respeito a agenda dos demais, caso a reunião não tenha abordado todos os pontos, considere se é realmente necessária uma nova reunião, em alguns casos durante a reunião pode ser identificada a necessidade de outras reuniões sobre pautas especificas, mais profundas ou que envolvam outras pessoas;

• Decisões/Plano de Ações – Ao final é importante agradecer a participação e tempo de todos, envie um e-mail contendo a ata de reunião ou caso a empresa não tenha costume, você pode enviar memória da reunião, contendo as ações definidas, prazos, considerações e responsáveis pelas atividades.

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Um forte abraço,

Prof. Yuri Lázaro

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